Es gibt hilfreiche Gewohnheiten, die uns die Arbeitsorganisation erleichtern: Handlungen, die Ihnen – wenn Sie sie regelmäßig ausführen – das Leben und die Arbeit leichter machen. Im Zentrum steht dabei die Gewohnheit, sich wöchentlich, monatlich und gegebenenfalls auch quartalsweise und jährlich Zeit zum Auswerten und Neuausrichten zu nehmen. Zeit für „reflect und refocus“, wie der Coach Robert Logan sagt.
Ich persönlich blicke immer freitags auf die vergangene Woche zurück: auf meine Ziele und Projekte, auf Fortschritte und Herausforderungen. Dann nehme ich mir Zeit, die kommende Woche zu planen: Zuerst kommen die großen Projekte und Aufgaben in den Wochenplan, danach erst wird mit kleineren, weniger umfangreichen oder wichtigen Aufgaben aufgefüllt. Und natürlich nehme ich Kurskorrekturen vor, wo die letzte Woche nicht gut lief. Einmal im Monat reserviere ich mir dafür sogar einen ganzen Tag (diese Tage plane ich immer schon im Herbst für das ganze folgende Jahr). Zwischen Weihnachten und Neujahr sind dann sogar mehrere Tage für diesen Prozess der Neuausrichtung fest eingeplant.
Möglicherweise ist für Sie ein anderer Rhythmus sinnvoller. Das Prinzip dahinter – regelmäßig reflektieren, lernen, Veränderungen vornehmen und neu planen – gilt jedoch für jeden.
„Das Leben ist wie eine Schachtel Pralinen: man weiß nie, was man bekommt.“ (Forrest Gump)
Wenn Sie die kommende Woche planen, ist es wichtig, dass Sie genügend Pufferzeiten frei lassen – denn das Leben ist voller Überraschungen. Zuerst planen Sie die wichtigen Aufgaben und Termine. Aber zwischen diesen muss genügend Luft bleiben. Sonst haben Sie keine Möglichkeit mehr, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
Wie viel Puffer Sie sich frei lassen, hängt sicher von Ihrer Tätigkeit und Ihren Aufgaben ab. Es gibt Berufe, die so sehr von Spontaneität leben, dass nur 30 Prozent der Zeit verplant werden und Rest als Puffer frei bleiben sollte. Andere Berufe sind stark strukturiert und eher vorhersehbar. Hier reicht möglicherweise ein Puffer von 20 bis 30 Prozent. Bei den meisten Menschen hat es sich bewährt, nicht mehr als 60 Prozent ihrer Zeit zu verplanen. Hier sollten Sie also experimentieren.
Die regelmäßigen Auswertungszeiten helfen Ihnen dann, mit der Zeit Ihr persönliches Optimum zu erreichen. Es gilt, die persönliche Balance zu finden: Auf der einen Seite steht die Flexibilität – aber mit der Gefahr, nur noch zu reagieren und fremdbestimmt zu sein. Auf der anderen Seite steht die Konzentration auf die eigenen Ziele und das wirklich Wichtige – aber mit der Gefahr, keinen Spielraum mehr zu haben und den Kollaps der eigenen Pläne zu riskieren, wenn es zu eng wird.
Zum Weiterdenken:
- Wie werden sie von Ihren Freunden erlebt? Als zu verplant? Oder als planlos?
- Schreiben Sie sich heute in den Kalender, an welchem Tag und zu welcher Zeit Sie jede Woche auswerten und die nächste Woche planen wollen.
- Nutzen Sie eine Balance-Skala: Das linke Ende steht für „null Pläne“, das rechte für „null Puffer“. Beobachten Sie, wie sich Ihre Balance entwickelt.
Zum Weiterlesen: Kerstin Hack und Christoph Schalk: Arbeitsorganisation. Die Dinge gut geregelt kriegen.
