Mitarbeiter-Coaching in 3 Minuten

Coaching wird immer häufiger von Führungskräften genutzt, um die eigenen Mitarbeiter zu führen. Manchmal scheitert es aber am vermeintlichen Zeitbedarf – dabei können Coaching-Elemente selbst in 3 Minuten wirkungsvoll eingesetzt werden.

Coaching im Rahmen der Mitarbeiterführung setzt voraus, dass der Vorgesetzte für jeden Mitarbeiter einen Rahmen definiert hat. Innerhalb dieses Rahmens kann der Mitarbeiter eigenverantwortlich handeln, um vorgegebene Ziele zu erreichen oder eigene Ziele zu setzen. Bewegt er sich außerhalb des Rahmens, ist er an Vorgaben gebunden. Da Coaching voraussetzt, dass der Mitarbeiter Handlungsspielräume hat, kann es sich nur auf Themen beziehen, die sich innerhalb des abgesprochenen Rahmens befinden. Da hat der Mitarbeiter Freiheit, er ist aber auch gefordert, diese Freiheit zu nutzen.

An dieser Stelle kommt es oft zu Situationen, die ich als „das Märchen der Delegation“ bezeichne: Viele glauben, dass Delegation von oben nach unten stattfindet. In Wirklichkeit findet Delegation aber viel zu oft von unten nach oben statt: Wenn bei Aufgaben, die eindeutig im Kompetenz- und Verantwortungsbereich eines Mitarbeiters liegen, Schwierigkeiten auftreten, neigen manche Mitarbeiter dazu, sich voreilig an den Chef zu wenden: „Was soll ich tun?“ Und viele Vorgesetzte tappen dann in die Falle der Rückdelegation und übernehmen selbst wieder die Verantwortung und manchmal sogar die Aufgabe. Das sorgt nicht nur für Mehrarbeit, sondern entmündigt letztlich auch die Mitarbeiter, die eigentlich mehr Eigeninitiative entwickeln sollten.

Mitarbeiter etwas zutrauen

Eine Lösung liegt darin, solchen Mitarbeitern coachend zu begegnen. Coachen heißt in diesem Fall, den Mitarbeiter in seinem Anliegen ernst zu nehmen, indem man ihm aufmerksam zuhört. Es bedeutet dann aber auch, ihm zuzutrauen, dass er das Problem selbst löst (sofern es sich im vorher definierten Rahmen seiner Kompetenzen und Zuständigkeiten befindet). Dieses Vertrauen in den Mitarbeiter und seine Lösungsfähigkeiten kann durch Fragen ausgedrückt werden, beispielsweise durch die Frage: „Angenommen, ich wäre heute aus irgendeinem Grund nicht hier, wie hätten Sie das Problem dann angepackt?“

Diese Frage ist natürlich nur angebracht, wenn sie in einem wertschätzenden Kontext gestellt wird. Dann aber kommuniziert sie, dass der Vorgesetzte seinen Mitarbeiter für fähig hält, die aktuellen Herausforderungen anzugehen, und motiviert ihn, eigenverantwortlich zu handeln. In der Regel wird der Mitarbeiter zumindest eigene Vorschläge machen, selbst wenn er sich noch rückversichern möchte.

Diese coachende Reaktion der Führungskraft kostet keine zusätzliche Zeit – sie findet in der Tat zwischen Tür und Angel statt und dauert meist nur wenige Minuten. Eine Rückdelegation, die dann einen erheblichen Zeitaufwand nach sich zieht, findet nicht mehr statt.

Dos & Don’ts

• Hören Sie Ihrem Mitarbeiter aufmerksam zu, wenn er mit einem Problem auf Sie zukommt. Das vermittelt Wertschätzung und motiviert.
• Prüfen Sie, ob sich das Anliegen des Mitarbeiters innerhalb oder außerhalb des Rahmens bewegt, in dem der Mitarbeiter kompetent ist und Handlungsfreiraum hat. Nur innerhalb des Rahmens können Sie coachen, sonst sind Sie tatsächlich selbst gefordert.
• Vermeiden Sie eigene Lösungsvorschläge. Gehen Sie der Rückdelegation nicht in die Falle.
• Stellen Sie Fragen, mit denen Sie den Prozess der Lösungsfindung beim Mitarbeiter aktivieren: „Wie würden Sie die Situation lösen, wenn ich heute nicht hier wäre?“
• Stellen Sie Fragen, die sich auf Lösungen und nicht auf die Problemanalyse konzentrieren. „Was wollen Sie erreichen?“ oder „Welche Lösungsideen haben Sie bereits?“ ist besser als „Wer ist schuld?“ oder „Wie ist das Problem entstanden?“
• Nehmen Sie die Situation zum Anlass, den besprochenen Handlungsrahmen zu überprüfen: Passt er zu den Kompetenzen und Erfahrungen des Mitarbeiters? Muss er eventuell neu definiert werden? Muss er weiter oder enger gefasst werden?
• Vereinbaren Sie, wann und auf welche Weise Sie von Ihrem Mitarbeiter eine Rückmeldung über die Umsetzung der Lösung erhalten werden.